In Ergänzung bzw. zur Klarstellung zu den Erläuterungen auf der Informationsseite des Kommunikationstools gelten folgende Datenschutzhinweise:
Die NGarde Data GmbH, Konrad-Goldmann-Str. 5a, 79100 Freiburg, E-Mail: Meldestelle@ngardedata.com (auch „Meldestelle“, „ihre“, „wir“, „uns“) stellt für bestimmte Unternehmen in deren Auftrag ein Kommunikationstool zur Verfügung, über welches Sie sicher mit diesen in Kontakt treten können, z.B. um Meldungen oder Hinweise (im Folgenden einheitlich nur „Nachricht/en“) einzureichen. Die NGarde Data GmbH fungiert dabei für das jeweilige Unternehmen als interne Meldestelle, d.h. hier etwa konkret: Ihre Nachricht wird von der Meldestelle gesichtet und im erforderlichen Umfang an die zuständige Abteilung des Unternehmens weitergeleitet. In dieser Konstellation ist die NGarde Data GmbH eine Auftragsverarbeiterin des Unternehmens, für welches Sie Ihre Nachricht abgeben.
Datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist dabei das jeweils betroffene Unternehmen. Dessen Kontaktdaten können Sie bei der NGarde Data GmbH anfragen, falls diese Ihnen nicht ohnehin bekannt sind.
Bei der Eingabe einer Nachricht erhebt die Meldestelle keine personenbezogenen Daten von Ihnen.
Sie haben ferner die Möglichkeit, Ihre Nachricht über das Kommunikationstool ohne Angaben zu Ihrer Identität zu senden. Soweit Sie aber solche Angaben machen oder Sie anhand mitgeteilter Informationen identifizierbar sind, verarbeitet die Meldestelle Ihre personenbezogenen Daten. Es ist zudem nicht ausgeschlossen, dass bei Bearbeitung Ihrer Nachricht durch Angaben mit unmittelbaren oder mittelbaren Identifikationspotenzial auf Ihre Person rückgeschlossen werden kann. Achten Sie also bitte darauf, was Sie mitteilen, wenn Sie keinen Personenbezug zu sich herstellen lassen möchten.
Alle Angaben zu Ihrer Person sind freiwillig.
Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet die Meldestelle, um eine Rückmeldung nach Eingang Ihrer Nachricht zu geben, oder zur Kontaktaufnahme, falls dies zur Aufklärung und Weiterverfolgung Ihrer Nachricht erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Ihre Nachricht wird an die zuständige Abteilung des Unternehmens weitergeleitet (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Sie werden spätestens binnen drei Monaten nach Eingangsbestätigung über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und Gründe für diese Folgemaßnahmen unterrichtet (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Das berechtigte Interesse ist dabei die Durchführung des Verfahrens gemäß den Vorgaben der Richtlinie (EU) 2019/1937 bzgl. Meldungen.
Das Kommunikationstool ist aktuell nur für Arbeitnehmer Ihres Unternehmens vorgesehen. Als Pflichtangabe muss daher aus Gründen der Zuordenbarkeit Ihrer Nachricht eine Mitteilung über Ihren Arbeitgeber durch Angabe der sog. „Unternehmens-ID“ erfolgen (vgl. Informationsseite des Kommunikationstools). Ohne diese Angabe kann Ihre Nachricht nicht bearbeitet werden.
Es kann sein, dass bei der Einreichung einer Nachricht personenbezogene Daten von Dritten (z.B. Kollegen, Mitarbeiter, Vorgesetzte) an die Meldestelle weitergeleitet werden. Falls Sie als eine solche dritte Person hiervon betroffen sind, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Die Kategorien personenbezogener Daten sind abhängig vom Umfang der eingereichten Nachricht. Die berechtigten Interessen sind Durchsetzung des Rechts, Vermeidung von Schäden sowie Aufdeckung von Bedrohungen für Ihr Unternehmen und/oder die Allgemeinheit.
Als hiervon betroffene Person werden Sie – sofern und soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist – im Einzelfall informiert (vgl. Art. 14 Abs. 5 DSGVO).
Seitens der Meldestelle haben nur zuständige Bearbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten. Weitere mögliche Empfänger Ihrer Nachricht (in der Regel unter Wahrung der Identität von Hinweisgebern) werden einleitend auf der Informationsseite des Kommunikationstools erläutert. Das Kommunikationstool, wird mithilfe eines Dienstleisters zur Verfügung gestellt, bei welchem zwar die Kommunikation gehostet wird, welcher aber durch die sichergestellte Verschlüsselung der Kommunikation keinen inhaltlichen Zugriff darauf erlangen kann. Es ist im Einzelfall nicht ausgeschlossen, dass Behörden (z.B. Strafverfolgungsbehörden) oder andere Dritte Ihre personenbezogenen Daten erhalten (müssen). In solchen Fällen erhalten Sie jedoch eine Information.
Personenbezogene Daten und Informationen sowie Nachweise über ergriffene Maßnahmen werden im erforderlichen Umfang aufbewahrt (Art. 12 Abs. 3, Art. 5 Abs. 2 DSGVO) und danach gelöscht.
Falls Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Ihr Unternehmen haben, erteilt es Ihnen selbstverständlich Auskunft über die Sie betreffenden Daten (Art. 15 DSGVO). Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG).
Widerspruchs-/Widerrufsrecht: Wenn Sie eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer besonderen Situation widersprechen möchten, genügt jederzeit eine Mitteilung an oben genannte Postanschrift, Abt. Datenschutz, oder per E-Mail an: Meldestelle@ngardedata.com
Ihre Anfrage wird dann an den Verantwortlichen weitergeleitet.
Soweit einzelne Verarbeitungen im Hinblick auf Ihre betroffenen personenbezogenen Daten zum jetzigen Zeitpunkt nicht absehbar sind, werden Datenschutzinformationen an Sie im Einzelfall nachgereicht.
Die DSGVO ist unter www.dsgvo-gesetz.de abrufbar. Datenschutzinformationen der NGarde Data GmbH als Verantwortliche sind hier abrufbar.
Stand: September 2022